Blog 

Jacco van Zijl over Lean bouwen

Lean bouwen: van de inzet van enkele methodieken naar een filosofie die wordt gedragen.

Sinds september vorig jaar ben ik gestart bij Groenenboom als operationeel manager en is mij duidelijk geworden dat schilderen geen kwestie is van: verf uit de kast en gaan. Het gaat allang niet meer over het schilderen van een kozijn of deur maar om het proces daar omheen. In het primaire proces van Groenenboom hebben we vier fases, namelijk; Calculatie, Acquisitie, Productie en Administratie. De interne processen die hier een rol inspelen, maak ik graag efficiënter. Ik geloof daarbij in de kracht van de Lean filosofie.

Lean bouwen heeft de laatste jaren een enorme vlucht genomen. Bij mijn vorige werkgever, een bouwkundige aannemer, zijn er ook vele facetten van de Lean filosofie geïntroduceerd en steeds meer bedrijven zien het belang ervan in en gaan ermee aan de slag. Ik merk daarbij wel een duidelijk verschil tussen de bedrijven die de methodieken toepassen en de bedrijven die echt de filosofie aanhangen.

Want een Lean planning maken bijvoorbeeld, is één ding. Zonder monitoring in de vorm van daily stands heb je er eigenlijk weinig aan. Het is niet voor niets: Plan, Do, Check, Act. Lean is in mijn ogen iets dat door het hele bedrijf (keten) gedragen moet worden. Het is geen trucje, maar een manier van denken en doen die elementair is in hoe je zaken aanvliegt.

Het is mijn ambitie om Groenenboom stap-voor-stap steeds meer “Lean” te maken. Met veel liefde en aandacht, want zo wordt hier ook gewerkt en dat gezicht mag de buitenwereld best wat vaker zien.

Is dat logisch zo?

Ik ben eigenlijk totaal onbekend met het schildersvak. Of eigenlijk moet ik zeggen: was. Ik werk hier nu een half jaar en heb er meer over geleerd dat ik me ooit had kunnen voorstellen, maar in vergelijking met een schilder weet ik natuurlijk eigenlijk nog niks. Des te makkelijker is het voor mij om onbevooroordeeld naar de processen te kijken. Hoe lopen die, is dat logisch zo, gaan er vaak dingen mis, kan het efficiënter?

Soms gaat het om hele simpele zaken, zoals het bestellen van verf. Soms over iets dat in eerste instantie niet zo belangrijk lijkt, maar iedereen dagelijks onnodig veel tijd kost. Zoals een onduidelijke mappenstructuur in de Windows verkenner. Of als niet iedereen het ERP systeem gebruikt zoals het bedoeld is. Juist die eenvoudige, kleine verbeteringen leveren vaak heel veel op.

Brown Paper-sessie

We hebben langzaam een start gemaakt iedereen binnen Groenenboom te introduceren met Lean. Zo hadden we onlangs met alle projectleiders, voorbereiders en teamleiders een Brown Paper-sessie om onze productieproces met betrekking tot de werkvoorbereiding te optimaliseren. Door een procesdiagram te maken, maakten we inzichtelijk hoe die processen lopen. Hoe gaat het nu en hoe willen we dat het gaat?

We kwamen tot de conclusie dat projectleiders eerder betrokken moeten worden bij nieuwe projecten. Als zij meegaan naar een inkoopgesprek vindt direct in die fase een risicoanalyse plaatst en komen zij goed beslagen ten ijs als het project begint. Dit geldt ook voor de teamleiders. Ook zij worden nu betrokken bij de voorbereiding en kennen alle ins en outs van een project dus ook al veel eerder, wat het project uiteraard alleen maar ten goede komt. Wanneer onze teamleiders vanaf het begin exact weten wat er gedaan moet worden zal er minder belasting worden gelegd op de dagelijkse leiding van de aannemer.

Het klinkt zo logisch, maar als je gewend bent iets op een bepaalde manier te doen zie je vaak niet meer dat het eigenlijk niet logisch is. Men moet het ‘leren zien’ van verspilling.

Geen grote voorraden meer

Een andere verandering die we doorvoerden is dat we verantwoordelijkheden verleggen van de werkvoorbereiders naar de schilders. Zij bestellen nu bijvoorbeeld zelf op het projectnummer de verf bij de leverancier en laten dit just-in-time bezorgen op het project. Voorheen hadden we zelf een grote voorraad, wat veel administratie vergde om het magazijn goed op orde te houden. We hebben er dus veel onnodige bewegingen uitgehaald.

Alle verspilling eruit

De stap die we nu gaan maken is om stuurgroepen te vormen op specifieke onderwerpen. Zoals, samen met onze leveranciers, op inkoop. Maar ook op HRM, business development en ketensamenwerking. Doel is alle verspilling eruit te halen en maximale waarde toe te voegen voor onze opdrachtgevers. Zo hebben wij, begin dit jaar, een bezoek gebracht aan een gerenommeerde trappenfabriek die de filosofie omarmd heeft. Alleen maar om van elkaar te leren, activiteiten afstemmen en verspilling wegnemen. Precies zoals Lean bedoeld is.

Meedenkers zijn uiteraard van harte welkom!